Cómo pivotar sus operaciones contables para hacer frente al COVID-19

impacto económico en el mundo

La rápida propagación del coronavirus en todo el mundo está claramente teniendo un impacto en la economía y el entorno comercial general dentro de los EE. UU. Para la mayoría de las empresas, la crisis ha provocado o probablemente provocará al menos una disminución temporal de los ingresos, así que si las empresas que no reaccionan ante esta situación, sin duda, se pondrán en riesgo.

Donde hay cambio, hay oportunidad. Claramente, existen oportunidades de ingresos para ciertos bienes y servicios existentes o nuevos basados en el impacto de COVID-19 (es decir, desinfectante para manos). 

Sin embargo, también hay oportunidades desde una perspectiva de operaciones. Una de las ventajas de una disminución en la actividad comercial es que las empresas tienen tiempo para arreglar esas áreas que nunca reciben atención, y eso muy bien puede ser su contabilidad de back office. Aquí hay cuatro ejes contables que pueden ayudar a una empresa a salir de esta crisis más fuerte y mejor que antes.

Lleve su contabilidad a la nube

Para ser franco, en el año 2020 hay muy pocas razones por las cuales cualquier empresa u organización pequeña o mediana debe ejecutar su software de contabilidad en un escritorio o software basado en servidor. 

Las aplicaciones como Xero, QuickBooks Online, Intacct y otras proporcionan una funcionalidad completa de software de contabilidad en un entorno seguro sin ninguna de las molestias de mantener el software o proporcfionar el acceso remoto. 

Para dar un acceso seguro a un usuario, simplemente configure una ID de usuario utilizando su dirección de correo electrónico y establezca su nivel de acceso de seguridad. Eso es. No hay conexión VPN o escritorio remoto para configurar. No hay ningún software que deba instalarse en la PC de nadie. 

No existe un archivo de datos de gran tamaño que deba enviarse por correo electrónico o transferirse de forma segura a una parte externa, como un contador. Cualquier usuario de cualquier parte del mundo puede tener acceso con solo una dirección de correo electrónico. Estos sistemas también tienen autenticación opcional de dos factores para mayor seguridad si es necesario.

Con la situación del coronavirus, muchas compañías han decidido dejar que sus empleados trabajen desde casa para evitar el contacto de persona a persona. Para el personal de contabilidad que usa software de escritorio, esto es muy difícil de hacer. Y piense en su personal de TI: ¿necesitan estar físicamente en la oficina para apoyar a ese contador? Con el software basado en la nube, permitir que el personal de contabilidad trabaje desde casa o cambiar el trabajo a subcontratistas que trabajan de forma remota tendrá un impacto mínimo en las operaciones de contabilidad.

Automatice sus procesos de trabajo y elimine el papel

Una de las ventajas de utilizar sistemas de contabilidad basados ​​en la nube es que pueden vincularse entre sí en la nube, eliminando  la necesidad de que los datos viajen entre sistemas a través de correo en papel.

Las aplicaciones mencionadas anteriormente, Xero, QuickBooks en línea e Intacct, tienen interfaces electrónicas para los sistemas bancarios. Esto elimina la necesidad de conciliar los extractos bancarios en papel. 

Además, todas estas aplicaciones se conectan a la perfección con otras aplicaciones especializadas, como Bill.com y Expensify. Estas aplicaciones utilizan tecnología de inteligencia artificial para cargar facturas y recibos de gastos de archivos PDF y fotografías. 

También permiten que una compañía pague a vendedores y empleados electrónicamente. Por ejemplo, un proveedor puede enviar una factura por correo electrónico directamente a Bill.com. La factura se escanea, carga y clasifica automáticamente. Luego pasa por un proceso de aprobación electrónica donde puede ser verificada desde un teléfono inteligente o cualquier dispositivo con un navegador web. La factura se paga con EFT o con cheque, que Bill.com envía por correo físicamente.

El proceso de Bill.com descrito anteriormente es una excelente ruta de trabajo alternativa y ayudará a minimizar la exposición al coronavirus. 

No hay una factura en papel que se abra, maneje y teclee en una computadora. No hay ningún documento de aprobación en papel para ser manejado por el personal. No hay que escribir un cheque, ni un sobre para lamer, ni un cartero con quien contactar. Sin embargo, el impacto positivo más grande y más permanente es: Bill.com elimina el trabajo mediante la automatización, lo que le permite a usted y a su personal ser más eficientes.

Subcontrata tu contabilidad

Con sus sistemas de contabilidad en la nube, la externalización de algunas o todas sus operaciones de contabilidad se convierten en una excelente manera de eliminar costos, disminuir el riesgo y liberar tiempo para que pueda concentrarse en su negocio. 

A medida que el software de contabilidad se ha trasladado a la nube, ha evolucionado a todo un sistema de opciones de contabilidad subcontratadas basadas en la nube. Las empresas de contabilidad están aprovechando los mismos beneficios descritos anteriormente para crear servicios de contabilidad en la nube.

Estos proveedores son expertos técnicos con el conocimiento para mantener los sistemas funcionando sin problemas de manera integrada. Uno de estos servicios es la contabilidad en la nube, donde un proveedor puede mantener fácilmente sus registros de forma remota a una fracción del costo de contratar a alguien en el sitio. 

Claramente a la luz del coronavirus, los servicios de contabilidad en la nube tercerizados tienen una cantidad significativa de beneficios. Por su propia naturaleza, estas soluciones están diseñadas para proporcionar servicios de forma remota. 

Con acceso remoto a software y datos, combinado con comunicaciones por correo electrónico, texto, teléfono y videoconferencia, tendrá acceso a un equipo de contabilidad virtual que está disponible en cualquier lugar y momento. Además, debido a que estos proveedores despliegan equipos, no individuos, y porque se aprovecha un modelo de trabajo desde cualquier lugar. 

Pero más allá de las circunstancias actuales, existe otro beneficio considerable de adoptar un servicio de contabilidad en la nube: imagine la libertad de concentrarse en la gestión real de su negocio, confía en que los libros son correctos, tiene acceso instantáneo a todas sus finanzas y tiene un equipo de expertos detrás de usted para ayudarlo a tomar decisiones financieras sólidas y lógicas.

Use el descanso para hacer que su negocio sea atractivo para la inversión

Desafortunadamente, uno de los inconvenientes del coronavirus es la desaceleración de los negocios en general, así como la desaceleración de la inversión en los negocios. No hay duda de que el volumen de transacciones e ingresos para la mayoría de las empresas ha bajado, y algunos inversores están retrocediendo o retrasando las transacciones de inversión.

Aumentar la deuda también será difícil, particularmente para aquellas organizaciones que necesitan una inversión  de capital de trabajo para contrarrestar  la crisis. Todos estos hechos son parte de un ciclo económico normal descendente provocado por el brote o cualquier otra crisis.

Sin embargo, la demanda de inversión podría retrasarse o detenerse, pero todavía hay una enorme cantidad de riqueza en la economía que busca oportunidades de crecimiento, tanto de capital como de deuda. A medida que la economía cambia, habrá grandes oportunidades para un negocio bien administrado. Por lo tanto, ahora podría ser un buen momento para aprovechar este descanso y depure su negocio. Primero, asegúrese de que sus operaciones actuales sean lo más eficientes posible. Esta acción es un paso necesario de todos modos para mantener ganancias con la disminución de los ingresos. En segundo lugar, depure sus datos financieros históricos ahora. Si surge una oportunidad de inversión, no deje que se le escape de las manos porque necesita tiempo para depurar sus libros. Tercero, conéctese con expertos que entiendan su industria, su negocio y el sistema de inversión. Permita que los expertos se enfoquen en la contabilidad, para que usted pueda enfocarse en el alma de su negocio, que sería el marketing, ventas e innovación.

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