COVID-19: consideraciones tecnológicas sobre el trabajo remoto

tecnologia para trabajar desde casa

La crisis del coronavirus está obligando a muchas personas a trabajar desde casa para reducir el contacto social y minimizar el riesgo asociado de transmitir la enfermedad. La tecnología es clave para ayudar a las personas a trabajar remoto, entonces, ¿cuáles son algunas de las cosas a tener en cuenta al configurar y administrar el trabajo en casa para su personal en las próximas semanas y meses?

Esta guía destaca algunas de las implicaciones y problemas relacionados con la tecnología. Hay disponible una guía separada de la Facultad de Tecnología que se centra en la seguridad cibernética y los riesgos de datos, y la Facultad de Administración y Negocios ha desarrollado una guía más completa para la Continuidad del Negocio. Ambas guías están disponibles en el centro de coronavirus de ICAEW.

H2 Planificación del trabajo desde casa

Muchas compañías se verán obligadas a pasar rápidamente al modo de trabajo en casa, pero en cualquier etapa en la que se encuentre, prepare, planifique y pruebe lo mejor que pueda.

Si está buscando usar nuevas aplicaciones o equipos, pruébelo y asegúrese de que el personal pueda usarlo de manera efectiva en casa. Si está utilizando nuevas herramientas para llamadas de clientes, por ejemplo, pruébelas antes de la llamada para identificar cualquier problema. Asegúrese de que el personal pueda acceder a las aplicaciones o datos que necesitan de forma remota y que nada se atasque en una máquina ubicada en la oficina. Las aplicaciones basadas en la nube facilitarán esta transición, ya que están diseñadas para acceder de forma remota. Otro punto a considerar es si el personal podrá acceder a las soluciones corporativas de voz sobre IP (VOIP) a través de sus paquetes de banda ancha para el hogar.

También puede haber nuevos escenarios que podría planificar, por ejemplo, niveles significativos de falta de disponibilidad de la red, la falta de disponibilidad de los trabajadores clave de TI o problemas con los proveedores de servicios de TI.

Cuando los servicios se prestan desde el extranjero, puede ser útil realizar un seguimiento de la evolución en los países relevantes.

Reúna algunas guías rápidas y hojas de ayuda para el personal que puede no haber trabajado desde su casa. Si bien algunos miembros del personal pueden estar familiarizados con el trabajo remoto, no todos lo estarán, así que ayúdelos a tener la confianza de usar la tecnología a través de sesiones cortas de capacitación o intercambio de conocimientos, en línea si es necesario. Tener personal, como superusuarios, dedicado a ayudar a otros con su configuración y pruebas también puede ser bastante útil.

Como ejemplo, ICAEW ha proporcionado guías breves y hojas de ayuda sobre los siguientes temas, que generalmente incluyen enlaces a aplicaciones o sitios web relevantes:

  • Desviar llamadas y recibir mensajes de forma remota
  • Cómo acceder a cuentas clave
  • Cómo cambiar su contraseña de forma remota
  • Reunión virtual de buenas prácticas
  • Mantener actualizados los datos de contacto de emergencia
  • Enlaces a políticas de TI y ciberseguridad y también buenas prácticas

H2 Conectividad y redes del trabajo remoto

La industria dice que confía en que la red hará frente a las demandas adicionales del trabajo a domicilio y las empresas están trabajando estrechamente con el regulador para garantizar que la capacidad de la red siga siendo adecuada. Algunos proveedores comerciales, como Netflix y YouTube, han reducido la calidad de imagen de sus servicios en toda Europa para disminuir el consumo de banda ancha y ayudar a las redes a hacer frente a la situación.

Sin embargo, la experiencia ya muestra que la banda ancha está bajo tensión en las horas pico, por lo que las personas pueden necesitar ser pacientes, volver a las llamadas de audio cuando las videoconferencias tienen dificultades o reprogramar actividades para otros momentos del día. También puede valer la pena iniciar sesión en las reuniones unos minutos antes o después de la hora de inicio programada para evitar un bloqueo.

Cuando el personal vive en áreas del país donde la conectividad de banda ancha y wifi es deficiente, pueden comunicarse con su proveedor para ver si es posible alguna mejora en la velocidad. Alternativamente, podrían considerar aumentar la conectividad utilizando redes móviles 4G en su lugar y conectando computadoras portátiles a dispositivos móviles.

Algunos proveedores de telecomunicaciones están eliminando los límites en los datos, aumentando los megas o limitando los cargos por llamadas durante este período, por lo que el personal debe consultar el sitio web de su proveedor para ver qué puede tener disponible. Sin embargo, si el personal incurre en cargos adicionales como resultado del trabajo a domicilio, los empleadores deben aclarar qué gastos cubrirán y contar con un proceso para su aprobación.

H2 Nuevas herramientas y formas de comunicación

Existen muchas herramientas que pueden ayudar al personal a mantenerse en contacto virtualmente. Las herramientas de videoconferencia han mejorado mucho en los últimos años y puede suscribirse fácilmente a servicios como Skype o Zoom para reuniones virtuales. Varios proveedores ofrecen pruebas o actualizaciones gratuitas de la funcionalidad existente para ayudar a las empresas a superar este período. Zoom, por ejemplo, permite llamadas gratuitas de hasta 40 minutos y, en algunos países, este límite se elimina actualmente. Muchas de estas herramientas también se pueden usar con opciones de solo audio si las conexiones de video están resultando difíciles. Los productos basados ​​en el consumidor como WhatsApp y Facetime también pueden ser alternativas para interacciones individuales o grupos pequeños.

Las herramientas de mensajería en línea pueden ser una forma de chatear y proporcionar una interacción menos formal. Office 365 tiene la aplicación Teams, que se está mejorando para los clientes existentes durante este período. Google también ofrece funciones mejoradas a los clientes existentes de C-suite y hay otros productos con ofertas gratuitas básicas que se pueden explorar, como Slack. Verifique a sus proveedores para ver si están ofreciendo características adicionales en este momento.

Para obtener más información sobre las características de las siguientes herramientas, consulte la publicación completa del blog Tech Faculty del MVP de Microsoft David Benaim:

  • Slack
  • Equipos de Microsoft
  • Zoom
  • Microsoft OneDrive
  • Google Drive
  • Google Hangout Meets
  • Webex
  • Dropbox
  • Microsoft Planner

Otras cosas a considerar con respecto a la comunicación:

  • Asegúrese de que haya más de una forma para que colegas, proveedores y clientes se comuniquen con usted.
  • Publicar: si los documentos aún se envían físicamente, ¿qué sucede con ellos? ¿Podría recibirlos por correo electrónico o utilizar los servicios de redirección de correo?

H2 Adaptar actividades comerciales de la empresa

La tecnología puede ayudarlo a ser creativo para mantenerse en contacto con clientes. Un mayor uso de las redes sociales, por ejemplo, o generar más contenido digital, podría ayudar a mantener el compromiso con los clientes. Con muchas personas en casa y con posibilidades de estar en línea durante largos períodos de tiempo, un contenido atractivo podría ser muy útil para los  clientes. Las reuniones con éstos también pueden realizarse por teléfono o por videoconferencia: compruebe qué capacidades tiene, cuando las empresas utilizan aplicaciones basadas en la nube, las operaciones comerciales deberían poder seguir como antes.

Los eventos se pueden ejecutar a través de transmisión en vivo o como seminarios web en lugar de como eventos físicos. El día de las mujeres en la Tecnología de ICAEW, por ejemplo, atrajo a varios espectadores en la transmisión en vivo que dio origen a comentarios positivos sobre la experiencia. ICAEW todavía planea realizar seminarios web en los próximos meses, ya que todos pueden unirse desde casa.

Pero también vale la pena pensar en cómo el tiempo del personal podría ser más productivo. Este es el momento para realizar algunos cursos de capacitación en línea o repasar su Excel u otras habilidades tecnológicas. Hay muchos recursos y cursos gratuitos disponibles. Alternativamente, investigar sobre nuevas tendencias o actividades de planificación futura podría ayudar al personal a ponerse en marcha cuando regresen a la oficina.

Sea proactivo y contribuya  con el personal a identificar lo que pueden hacer en las horas que tienen en casa y asegúrese de que se mantengan ocupados; esto puede ser positivo para la salud mental como cualquier otra cosa. Este enfoque también puede ayudar a gestionar los resultados en lugar de centrarse en las horas específicas trabajadas. Si los niños pequeños también están en casa, por ejemplo, el personal puede necesitar horarios flexibles para hacer frente a las diferentes demandas de su tiempo.

H2 Cuide el bienestar del personal

Piense en los aspectos de salud y seguridad del trabajo a domicilio y comparta orientación o consejos con el personal sobre el equipo y cómo deben establecer un espacio de trabajo desde su hogar. Vea sus responsabilidades como empleador aquí y comunique si el personal podrá comprar cualquier equipo adicional necesario. Hay una variedad de recursos en el organismo ejecutivo de Salud y Seguridad sobre el trabajo remoto. Afirman que no es necesario hacer una evaluación de la estación de trabajo para quienes trabajan en casa temporalmente, pero proporcionan una lista de verificación que podría ayudar al personal a prepararse correctamente.

Proporcione información sobre buenas prácticas de trabajo, por ejemplo, mantener horarios regulares y programar pausas. Cuando los patrones de trabajo flexibles son útiles para el personal que tiene responsabilidades de cuidado o educación en el hogar, por ejemplo, trabajando temprano o tarde en el día, esto debe discutirse y acordarse con los gerentes para garantizar que los roles claves aún estén cubiertos.

El trabajo a domicilio tiene un riesgo particular de aislamiento, ya que el personal puede pasar largos períodos con un contacto limitado con los demás. Establecer reuniones regulares o de equipo pueden ayudar a terminar el día y proporcionar algo de estructura y puntos de contacto. El uso de cámaras realmente puede contribuir a mantener la participación en las reuniones en lugar de solo escuchar voces. Además, el contacto regular ayuda a los gerentes a identificar si alguien tiene dificultades desde una perspectiva de salud mental y brindar apoyo cuando sea posible.

Pero también piense en formas divertidas de usar la tecnología para mantener a las personas en contacto y mantener la moral alta. Los ejemplos de cosas que una empresa está considerando para ayudar a las personas a hacer frente a la falta de contacto social incluyen:

  • Reuniones virtuales de café con emparejamientos aleatorios pautados cada semana
  • Fijar almuerzos – solo chatear y comer
  • Karaoke virtual
  • Juegos virtuales como Pictionary, charadas
  • Competencias de horneado
  • Christmas Jumper day virtual
  • Día virtual de disfraces

Con un buen uso creativo de la tecnología, los empleadores pueden desempeñar un papel vital para ayudar a su personal a hacer frente a los difíciles meses por venir.

H2 Consejos y sugerencias: uso de Office 365 para una mejor colaboración remota

Muchas organizaciones han optado por las aplicaciones de Office 365 y aquí hay algunos consejos para ayudar con el trabajo remoto entre colegas.

H3 Publique su disponibilidad a través de Office 365 Outlook en línea

Ayude a los clientes y colegas a encontrar un momento para esa reunión fácilmente creando un enlace donde muestre su disponibilidad a través de Outlook. Inicie sesión en su cuenta de Outlook en outlook.live.com y vaya a Configuración => Publicar un calendario. Configúrelo para que solo se muestre cuando esté ocupado y obtendrá un enlace para su firma de correo electrónico o en cualquier otro lugar que las personas puedan usar para concertar una llamada con usted, pero no revelará lo que está haciendo cuando esté ocupado.

H3 Comentarios en línea en correos electrónicos de Outlook

Simplifique los comentarios en línea en los correos electrónicos cambiando la configuración de Outlook: vaya a Opciones => Firmas => Papelería personal, y puede configurar sus iniciales u otro marcador y presionar  para seleccionar un nuevo color. Ahora, si comenta sobre elementos en un correo electrónico de reenvío o respuesta, sus adiciones se marcarán automáticamente con su nombre y aparecerán en un color diferente del correo electrónico base.

H3 Nueva estructura de comentarios para Word y otros

Las versiones más recientes de Word han revolucionado los comentarios, permitiéndole responder a los comentarios individuales de manera similar a los foros de discusión de las redes sociales. Esto hace que discutir una edición o frase en particular sea aún más fácil. Y en las versiones más recientes de Office, puede llamar a alguien a una conversación fácilmente usando @ seguido de su nombre.

H3 Trucos de control de cambios en word

Trabajar con control de cambios en Word es imprescindible para la edición colaborativa de documentos. Pero los ajustes de formato pueden arruinar los cambios sustanciales y hacer que la revisión sea un verdadero problema. Aquí hay un pequeño truco para aceptar todos los cambios de formato, pero dejar las inserciones y eliminaciones marcadas para su revisión:

  • Haga clic en la pestaña Revisar> Mostrar marcado y desmarque “Inserciones y eliminaciones”
  • Haga clic en Revisar> Aceptar> Aceptar todos los cambios mostrados
  • Revisar> Mostrar marcado y volver a marcar “Inserciones y eliminaciones”

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